KSeF w INSIGNUM

iNSIGNUM Sprzedaż Hurtowa (iHurt)

1. Faktury sprzedażowe
   W wersji podstawowej (w ramach ogólnej funkcjonalności iHurt)
   1. Wysyłanie faktury do KSeF (z wykorzystaniem mechanizmu KSeF wysyłania pojedynczej faktury)
      - przekształcenie faktury do postaci ustrukturyzowanej (plik XML w formacie KSeF)
      - wysłanie do KSeF
   2. Zapis w iHurt numeru indentyfikacyjnego KSeF (otrzymanego z KSeF)
   3. Mechanizmy weryfikacji i blokad (blokada edycji/kasowania/anulowania po wysłaniu do KSeF, blokada wydruku przed wysłaniem, …)

Mechanizmy rozszerzone (w ramach dodatkowych modułów)

Wysyłanie z dodatkową ewidencją w eArchiwum.

1. Faktury zapisujemy jako dokumenty w eArchiwum i stąd wysyłamy je do KSeF z użyciem metod wysyłania pakietowego udostępnianych przez ministerstwo.
   Dzięki temu możemy ograniczyć niedogodności związane z limitami ilości wysyłanych dokumentów narzucanymi przez KSeF
2. Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF (automatyzacja wysyłania pakietowego)
3. Dodatkowo w tym scenariuszu po wysłaniu FV do KSeF zapisujemy w eArchiwum dodatkowe dane (numer KSeF, UPO, XML ustrukturyzowane).
   Dzięki temu
   - Mamy dostęp do danych bez konieczności odwoływania się do KSeF (minimalizujemy niedogodności związane z limitami odwołań, które będą w KSeF)
   - Możemy korzystać z „awaryjnego” wystawia faktur bez kontaktu z KSeF. Ministerstwo zaplanowało taki scenariusz na przewidywane przypadki okresowej niedostępności systemu KSeF.
   W tym scenariuszu możemy przekazać odbiorcy fakturę w innej wersji niż KSeF pod warunkiem późniejszego uzupełnienia jej w KSeF oraz przekazaniu do odbiorcy numeru KSeF.
   Do realizacji tych zadań niezbędna będzie ewidencja faktur w eArchiwum.

2. Faktury zakupowe (dokumenty dostaw)
   W wersji podstawowej (w ramach ogólnej funkcjonalności iHurt)
   1. Import dokumentu dostawy z pliku XML KSeF

Mechanizmy rozszerzone

1. 2. Import faktur zakupu z eArchiwum do „poczekalni” iHurt
   3. Import dokumentów dostaw z poczekalni

Działanie analogicznie jak dla obecnego systemu INSIGNUM eDokumenty

iNSIGNUM Finanse i Księgowość (iFK)

1. Faktury sprzedażowe
   W wersji podstawowej (w ramach ogólnej funkcjonalności iFK)
   1. Wysyłanie faktury do KSeF (z wykorzystaniem mechanizmu KSeF wysyłania pojedynczej faktury)
      - przekształcenie faktury do postaci ustrukturyzowanej (plik XML w formacie KSeF)
      - wysłanie do KSeF
   2. Zapis w iFK numeru indentyfikacyjnego KSeF (otrzymanego z KSeF)
   3. Mechanizmy weryfikacji i blokad (blokada edycji/kasowania/anulowania po wysłaniu do KSeF, blokada wydruku przed wysłaniem, …)

Mechanizmy rozszerzone (w ramach dodatkowych modułów)

Wysyłanie z dodatkową ewidencją w eArchiwum.

1. Faktury zapisujemy jako dokumenty w eArchiwum i stąd wysyłamy je do KSeF z użyciem metod wysyłania pakietowego udostępnianych przez ministerstwo.
   Dzięki temu możemy ograniczyć niedogodności związane z limitami ilości wysyłanych dokumentów narzucanymi przez KSeF
2. Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF (automatyzacja wysyłania pakietowego)
3. Dodatkowo w tym scenariuszu po wysłaniu FV do KSeF zapisujemy w eArchiwum dodatkowe dane (numer KSeF, UPO, XML ustrukturyzowane).
   Dzięki temu
   - Mamy dostęp do danych bez konieczności odwoływania się do KSeF (minimalizujemy niedogodności związane z limitami odwołań, które będą w KSeF)
   - Możemy korzystać z „awaryjnego” wystawia faktur bez kontaktu z KSeF. Ministerstwo zaplanowało taki scenariusz na przewidywane przypadki okresowej niedostępności systemu KSeF.
   W tym scenariuszu możemy przekazać odbiorcy fakturę w innej wersji niż KSeF pod warunkiem późniejszego uzupełnienia jej w KSeF oraz przekazaniu do odbiorcy numeru KSeF.
   Do realizacji tych zadań niezbędna będzie ewidencja faktur w eArchiwum.

2. Faktury zakupowe
   W wersji podstawowej (w ramach ogólnej funkcjonalności iHurt)
   1. Dodanie zapisu w rejestrach zakupów krajowych na podstawie danych z importowanego pliku XML KSeF

Mechanizmy rozszerzone

1. Import faktur zakupu z eArchiwum do eObiegu iFK
2. Procesowanie FV KSeF na ścieżkach obiegu dokumentów.

Działanie analogicznie jak dla obecnego systemu INSIGNUM eDokumenty

iNSIGNUM eArchiwum (moduł dodatkowy KSeF)

1. Faktury sprzedażowe
   1. Zapisywanie/archiwizacja plików XML w formacie KSeF dla faktur wgranych przez systemy fakturujące np. iHurt, iFK.
   2. Zapisywanie/archiwizacja opcjonalnych plików/załączników powiązanych z FV. Załączniki dodawane z poziomu: aplikacji eArchiwum / WWW eObieg / iMA / zintegrowanych aplikacji np. iHurt, iFK.
   3. Wysyłanie faktur do KSeF (bez załączników) (z wykorzystaniem mechanizmów KSeF opartych na metodach wysyłania pakietowego udostępnianych przez ministerstwo).
   4. Pobranie i zapis w eArchiwum numeru indentyfikacyjnego KSeF dla wysłanych faktur (otrzymanego z KSeF).
   5. Pobranie i zapis w eArchiwum UPO dla faktur wysłanych do KSeF (otrzymanego z KSeF).
   6. Udostępnianie za pośrednictwem API danych dla innych systemów np. iHurt, iFK:
      1. Pliku XML faktury KSeF.
      2. Numeru KSeF
      3. UPO
      4. Innych plików (załączników) powiązanych z fakturą
2. Faktury zakupowe
   1. Pobieranie i zapisywanie/archiwizacja plików XML w formacie KSeF dla faktur otrzymanych w KSeF z wykorzystaniem mechanizmów KSeF opartych na metodach pobierania pakietowego udostępnianych przez ministerstwo).
   2. Zapisywanie/archiwizacja opcjonalnych plików/załączników powiązanych z FV. Załączniki dodawane z poziomu: aplikacji eArchiwum / WWW eObieg / iMA / zintegrowanych aplikacji np. iHurt, iFK.
   3. Kategoryzacja pobranych eFV na podstawie zdefiniowanych algorytmów.
   4. Udostępnianie za pośrednictwem API danych dla innych systemów np. iHurt, iFK:
      1. Pliku XML faktury zakupu pobranej z KSeF.
      2. Atrybutów odczytanych z zaimportowanej faktury z KSeF  
      3. Innych plików (załączników) powiązanych z fakturą

Jeżeli planują Państwo szeroko rozumianą automatyzację procesów integracji posiadanych systemów ERP INSIGNUM z KSeF zarówno w kontekście obsługi eFaktur sprzedażowych i zakupowych, a nie posiadają Państwo jeszcze systemu INSIGNUM eArchiwum watro rozważyć jego wdrożenie odpowiednio wcześniej, aby mieć czas na oswojenie się pracowników z nowym systemem i jego możliwościami.